Helaas bent u niet ingelogd, login en probeer het opnieuw.     Terug

Terug

Allround bestuurssecretaresse

Functie omschrijving

Je vormt samen met twee collega’s een team van vier collega’s die samen verantwoordelijk zijn voor het ontzorgen en faciliteren van de collegeleden en de gemeentesecretaris/algemeen directeur. In overleg met je collega’s bepalen jullie de taakverdeling. Samen zorg je voor een continue bezetting, zodat de dienstverlening altijd gewaarborgd is. Het bestuurssecretariaat is het spin in het web en de verbindende schakel tussen bestuur en organisatie en ook tussen het bestuur en hun externe relaties lokaal, regionaal, nationaal en soms zelfs internationaal. De werkzaamheden vinden voornamelijk op het stadhuis plaats. Thuiswerken is alleen op bepaalde momenten en voor gerichte taken in goed overleg mogelijk.

Werkzaamheden

In deze dynamische rol gaat 1 collega specifiek de burgemeester ondersteunen. Geen dag is hetzelfde. In je rol als bestuursecretaresse van de burgemeester probeer je je goed mogelijk in te leven in de werkzaamheden van de burgemeester en denk je mee en vooruit om het werk van de burgemeester soepel te laten verlaten. Je bent daarvoor het eerste aanspreekpunt voor alle interne en externe relaties, weet je vragen en informatie in de juiste kanalen uit te zetten en bewaak je de follow-up.

Het bijhouden, selecteren en afhandelen van de mail en de post en notuleer je waar nodig.
Het plannen, organiseren en prioriteren van afspraken van bestuur. Daarnaast draag je bij aan het samenwerken in het team en ben je achtervang voor andere teamleden en zijn andere teamleden dat voor jou. Ook ga je samen aan de slag met vastleggen en verbeteren van werkprocessen.

De andere collega is achtervang voor de andere collega's en ondersteunt specifiek bij de werkzaamheden ter voorbereiding op de komst van een nieuwe burgemeester.

Functie eisen

• Kandidaat gaat akkoord met detachering.
• Kandidaat heeft aantoonbaar MBO+ werk- en denkniveau, blijkend uit een afgeronde MBO niveau 4 opleiding, bijvoorbeeld directiesecretaresse of management assistent.
• Kandidaat heeft minimaal 3 ervaring als bestuurssecretaresse bij een gemeente, opgedaan in de afgelopen 7 jaar.
• Kandidaat heeft op cv aantoonbaar minimaal 1 jaar ervaring met notuleren.

Wensen:

• Kandidaat heeft minimaal 5 ervaring als bestuurssecretaresse bij een gemeente, opgedaan.
• Kandidaat heeft bij voorkeur minimaal 3 jaar ervaring met het MS - office pakket op gevorderd niveau. Dit komt duidelijk terug op het cv.
• Kandidaat heeft minimaal 1 jaar ervaring I-Babs opgedaan, bij voorkeur in de afgelopen 3 jaar

Competenties

• Je bent een organisatietalent en hebt goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk
• Je bent klantgericht, integer en gericht op samenwerking.
• Je beschikt over inlevingsvermogen en denkt steeds een stap vooruit.
• Je hebt affiniteit met en gevoel voor een bestuurlijke, politieke werkomgeving.
• Verder ben je gestructureerd, initiatiefrijk, stressbestendig, flexibel (je kunt ook in de avond een keer nodig zijn/ in het weekend gebeld worden), discreet en collegiaal.

Extra info

Startdatum: 21-05-2024
Einddatum: 31-08-2024
Optie tot verlengen: 3x een half jaar.
Aantal uren per week: 28 uur
De gesprekken vinden plaats op 16 mei. Hier graag rekening mee houden.
meer...

Terug Naar vacature

Meer vacatures van Ztalks
Meer Allround bestuurssecretaresse vacatures