Terug

Bibliotheek Directiesecretaris

De Bibliotheek Utrecht

in

Utrecht

 zoekt een

Directiesecretaris

voor

32 uur per week

| Vacature voor een Betaalde functie, Parttime | Sluitingsdatum:

22-05-2024

Bij de Bibliotheek Utrecht werken mensen die echt om hun stad en buurt geven. Voor een ander klaarstaan en de stad elke dag een beetje mooier willen maken. De Bieb in Utrecht heeft 12 locaties, bijna 100.000 leden en ruim 2,2 miljoen bezoekers per jaar. We zijn voortdurend in beweging met een steeds grotere maatschappelijke verantwoordelijkheid. Je gaat werken in een inspirerende werkomgeving met een fijne, informele werksfeer, waarin ruimte is voor persoonlijke ontwikkeling. Dat maakt werken bij de Bibliotheek Utrecht zo leuk!

Om de directeur en het management een goede ondersteuning te bieden in het beleid en de strategie van de Bibliotheek Utrecht zijn wij op zoek naar een

Directiesecretaris

die de directeur en het managementteam adviseert

32 uur per week

Wat ga jij doen?

Als Directiesecretaris ben je adviseur van de directeur en het managementteam. Je faciliteert en bewaakt (besluitvormings)processen binnen de organisatie. Bij jou komen veel zaken uit de organisatie bij elkaar. Je houdt het overzicht, brengt structuur aan en geeft heldere adviezen en informatie aan collega’s.

Je organiseert vergaderingen en overleggen, stelt hiervoor de agenda op, verzamelt de bijbehorende vergaderstukken en zorgt voor opvolging van acties en afspraken. Dit doe je in elk geval voor het wekelijkse MT-overleg, het maandelijkse MT-Groot-overleg en de overleggen van de directeur-bestuurder met de Raad van Toezicht en de OR. Bij de vergaderingen van het MT en de Raad van Toezicht maak je ook de notulen. Ook bij besprekingen en presentaties van de directeur met belangrijke relaties zorg je voor een gedegen voorbereiding.

Je bent een belangrijke gesprekspartner, rechterhand en soms ook vertrouwenspersoon voor de directeur en managers. Om hen zo goed mogelijk te adviseren weet je wat er speelt binnen en buiten de Bieb. Op strategisch niveau volg je wat er speelt binnen en buiten de organisatie en geef je gevraagd en ongevraagd beleidsmatig advies. Op incidentele basis kan je gevraagd worden een project te leiden.

Je voert regulier overleg met de accounthouders bibliotheek van de gemeente Utrecht. Hierbij wissel je relevante ontwikkelingen bij de Bieb en gemeente uit, en bereidt met hen de bestuurlijke overleggen tussen de wethouder en directeur-bestuurder voor. In onze jaarlijkse beleidscyclus coördineer je de input van collega’s en stelt hiermee de (meerjaren)beleidsplannen en jaarverslagen op.

De functie valt rechtstreeks onder de directeur-bestuurder en je maakt onderdeel uit van het team Staf.

Wie zoeken wij?

• Je bent analytisch en schakelt makkelijk tussen strategie, inhoud en proces.
• Bij het schrijven van adviezen en beleid hanteer je een vlotte pen.
• Je beschikt over tact en politiek-bestuurlijke sensitiviteit en weet te sturen zonder hiërarchische zeggenschap.
• Je hebt kennis van en gevoel voor organisatorische en bestuurlijke processen, inclusief financieel inzicht. Juridische kennis is een pre.
• Het werk van de Bibliotheek laat jouw hart sneller kloppen en je hebt affiniteit met actuele maatschappelijke ontwikkelingen.
• Je kan goed samenwerken en beweegt je makkelijk tussen diverse teams in de organisatie.
• Je bent nieuwsgierig, hebt voelsprieten binnen en buiten de bieb en weet wat er speelt.
• Je hebt een positieve en flexibele instelling.
• Je hebt hbo- of wo-werk- en -denkniveau.

Wat bieden wij?

• Je gaat werken in een inspirerende werkomgeving met een prettige informele werksfeer, waarin ruimte is voor persoonlijke ontwikkeling en jouw eigen inzichten en ideeën.
• De Bibliotheek Utrecht is een organisatie met een grote maatschappelijke ambitie en is voortdurend in verandering. We werken vanuit onze kernwaarden: betrouwbaar, actief, nieuwsgierig en dichtbij.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling door bijvoorbeeld interne trainingen.
• 8% vakantiegeld en 4% eindejaarsuitkering.
• De arbeidsvoorwaarden zijn gebaseerd op de cao Openbare Bibliotheken. De functie is ingeschaald in schaal 10. Inschaling is, afhankelijk van kennis en ervaring, minimaal € 3.786,- en maximaal € 4.956,- bruto per maand bij een voltijd werkweek van 36 uur. Je start in eerste instantie met een arbeidsovereenkomst voor een jaar.
• En natuurlijk je eigen bibliotheeklidmaatschap.

Hebben we jouw interesse gewekt?

Wat leuk dat je wilt solliciteren! Waarom ben jij de ideale match voor deze vacature? We lezen het graag in je motivatie! Reageren kan tot 23 mei 2024 door jouw motivatiebrief en cv (twee aparte bijlagen) onder vermelding van ‘sollicitatie functie Directiesecretaris’ te mailen naar vacature@bibliotheekutrecht.nl.

De eerste gesprekken vinden plaats op 5 juni 2024.
Voor meer informatie over de functie kun je contact opnemen met Norine Terpstra, via
.
Bij indiensttreding vragen wij een VOG aan.
Meer dan een derde van de Utrechters heeft een migratieachtergrond (bron CBS). De Bibliotheek Utrecht wil een afspiegeling zijn van de maatschappij. Herken je jezelf in de functievereisten? We nodigen nadrukkelijk iedereen met een migratieachtergrond uit om te reageren.

meer...

Terug - Opslaan en terug Naar vacature

Meer vacatures van Bibliotheekutrecht
Meer Bibliotheek Directiesecretaris vacatures