Hoofd secretariaat bestuursbureau

Functie omschrijving

Werkzaamheden

• Je bent meewerkend voorman, helpt mee in de dagelijkse werkzaamheden en geeft zowel functioneel als hiërarchisch leiding aan het secretariaat, bestaande uit drie managementassistenten;
• Je zet een goede procesgang en werkwijze uit samen met het team, na een periode waarin het aan coördinatie, leiding en structuur ontbroken heeft;
• Je zorgt ervoor dat vergaderingen van het College van bestuur, het Directeurenoverleg en de Raad van Toezicht tot in de puntjes voorbereid zijn;
• Je werkt binnen het bestuurssecretariaat zeer nauw samen met de drie managementassistenten bij de organisatie en facilitering van diverse overleggen;
• Je zorgt voor een goede inrichting en beheer van de bestuurlijke archieven.

Omschrijving kandidaat

• Je bent minimaal 10 jaar werkzaam in een soortgelijke functie, waarbij je de leiding hebt over een secretariaat;
• Je hebt tenminste een hbo werk- en denkniveau;
• Je beschikt over uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatieve vaardigheden, zowel in de Engelse als Nederlandse taal;
• Nauwkeurig verslagleggen, processen beschrijven en opvolgen en verwoorden is voor jou geen enkel probleem;
• Je begrijpt de bedrijfsvoering en de organisatorische en functionele verhoudingen in en rondom het College van Bestuur;
• Je kunt overzicht houden in complexere informatiestromen en -processen en daarin de juiste prioriteiten stellen;
• Je hebt actuele kennis van- en ervaring met secretarieel-administratief beheer, procedures en voorschriften;
• MS Office heeft weinig geheimen voor jou. Kennis van en werken met Ibabs is een pre.

Functie eisen

• De kandidaat is akkoord met detachering.
• De aangeboden kandidaat is akkoord dat deze opdracht voor 24-32 uur per week wordt uitgevoerd gedurende de gevraagde periode.
• De kandidaat zorgt voor eigen middelen waaronder een laptop en telefoon.
• (School)vakanties worden door opdrachtgever niet vergoed en kunnen derhalve niet bij de Opdrachtgever in rekening worden gebracht.

Wensen

• Kandidaat heeft minimaal HBO werk- en denkniveau.
• Kandidaat beschikt over minimaal 10 jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie
• Ervaring met ibabs is een pre
• De kandidaat beheerst de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift.

Competenties

• Verbindend
• Organisatie sensitief
• Communicatief vaardig
• Integer en zorgvuldig
• Flexibel
• Zelfstandig
• Proactief
• Daadkrachtig
• Resultaatgericht
• Prioriteiten stellen
• Plannen & organiseren
• Accuraat

Extra info

Gerelateerde vacatures aan Hoofd secretariaat bestuursbureau

Secretaresse, Achmea

Secretaresse, Achmea

Secretaresse, Achmea