Helaas is deze vacature inmiddels waarschijnlijk verlopen

Secretarieel medewerker - Afdeling Bestuursondersteuning

Als secretarieel medewerker ben jij voor de eenheidsleiding de stabiele factor. Iemand die ontzorgt en ondersteunt terwijl zij van vergadering naar overleg gaan en nog stapels stukken moeten doornemen. Je beheert de drukke agenda, plant en organiseert, terwijl collega’s het secretariaat in- en uitlopen voor een praatje en vragen.

Specificaties vacature

Locatie(s):

's-Gravenhage

Organisatieonderdeel:

Eenheid Den Haag

Vakgebied(en):

Administratie en secretarieel

Niveau:

MBO 3

Wat ga je doen?

Je gaat werken voor het hoofd Bedrijfsvoering, lid van de eenheidsleiding. Je werkt veel samen met de secretaresses van de andere leden eenheidsleiding die je ook bij afwezigheid vervangt. Samen met je collega’s van het secretariaat ben je voor zowel de overige collega’s als voor bezoekers het eerste aanspreekpunt bij de eenheidsleiding. Je voert de de meest uiteenlopende werkzaamheden uit om de eenheidsleiding te ondersteunen, zodat zij zich helemaal kunnen richten op hun primaire taken. Zo beheer je bijvoorbeeld de vaak overvolle agenda en los je knelpunten in de planning op. E-mail, binnenkomende post en telefoontjes handel je zoveel mogelijk zelfstandig af en daarnaast ben je verantwoordelijk voor het digitale dossierbeheer. Samen met de adviseurs van de leden eenheidsleiding bereid je vergaderingen en besprekingen voor. Je legt de vergaderdatum vast, reserveert een locatie en eventuele ondersteuningsmiddelen, regelt de catering, meldt bezoekers aan en begeleidt externen naar de vergaderruimte. Soms sluit je zelf aan bij een overleg om de notulen te verzorgen. In deze functie krijg je soms te maken met gevoelige informatie en daar ga je vanzelfsprekend integer mee om. Als het hoofd Bedrijfsvoering voorzitter is van het landelijk overleg hoofden Bedrijfsvoering (HBVO) stel je de agenda op in overleg met hen. Daarnaast beheer je de distributielijst van dit overleg en houd je het overzicht van zittende HBV's.

Verder maak je gebruik van Smartstream, een digitaal verwerkingssysteem voor facturen van eenheidsleiding en bedrijfsvoering.

Waar ga je werken?

Je werkt direct voor de eenheidsleiding van de Eenheid Den Haag. De secretarieel medewerkers van de eenheidsleiding vallen onder de Afdeling Bestuursondersteuning van de eenheid. De afdeling bestaat naast het secretariaat van de eenheidsleiding en staf uit bestuursadviseurs, privacyfunctionarissen, stafjuristen en de privacydesk. In totaal gaat het om ongeveer 45 fte. Onze afdeling adviseert de leiding van de eenheid over politiek-bestuurlijke en juridische vraagstukken, zowel binnen de eenheid als richting bestuurlijke partners als burgemeesters en OM.

Wie ben jij?

Jij denkt graag een paar stappen vooruit en pakt werk op nog voor iemand je daarom vraagt. Tegen hectiek ben je wel bestand en snel en vaak schakelen tussen verschillende mensen en taken is voor jou geen enkel probleem. Bij drukte houd je het hoofd koel en blijf je nauwkeurig. Complex agendabeheer schrikt je niet af en je zet graag je organisatietalent in voor het organiseren van overleggen en bijeenkomsten. Iedereen die een beroep doet op het secretariaat, treed je klantgericht en behulpzaam tegemoet. Schrijven gaat je gemakkelijk af; jij kunt een boodschap helder overbrengen. Je bent bekend met de mogelijkheden die programma’s als Outlook bieden en vindt het leuk om daarmee te experimenteren. Het reilen en zeilen van het team zie jij als een gezamenlijke verantwoordelijkheid en je zoekt dat ook graag de samenwerking met je collega’s. Vertrouwelijke informatie is bij jou in goede handen.

Verder vragen we het volgende van je:

• mbo 3 werk- en denkniveau*;
• relevante werkervaring;
• ervaring in de toepassing van Microsoft Office;
• affiniteit met de politieorganisatie.

Wat wij bieden

De standplaats is Den Haag. Er is ruimte voor 1 fte. Het betreft een functie voor 36 uur per week. Het is mogelijk om 4 dagen van 9 uur te werken. Omdat goede mensen belangrijk zijn binnen de politie investeren we in jouw toekomst. We bieden uitgebreide ontwikkelingsmogelijkheden en een aanstelling in tijdelijke dienst voor een proeftijd van een jaar. Bij voldoende functioneren wordt de aanstelling na een jaar omgezet in een vaste aanstelling.

Verder kun je het volgende van ons verwachten:

• een bruto maandsalaris van minimaal € 2.343,- en maximaal € 3.825,- (schaal 7 Bbp) op basis van een 36-urige werkweek;
• 8% vakantie- en 8,33% eindejaarsuitkering;
• goede pensioenregeling en betaald ouderschapsverlof (

).
De formele functie binnen het functiegebouw van de politie is

Interesse?

Bel of mail met Saskia Narraina (06 - 12 05 25 29,
) als je meer informatie over de functie wilt hebben.
meer...

Terug Naar vacature

Meer vacatures van Politie.nl

Secretarieel medewerker parttime

Wat wij vragen Opleiding MBOMBO Functie-eisen Functie-eisen Je beschikt over mbo 3 werk- en denkniveau en een opleiding in de richting van secretarieel medewerker; Je beschikt over relevante werkervaring in een secretariële
2 dagen geleden- Volledige vacature bekijken

Secretarieel medewerker parttime

Over de functie Jij denkt graag een paar stappen vooruit en pakt werk op nog voor iemand je daarom vraagt. Tegen hectiek ben je wel bestand en snel en vaak schakelen tussen verschillende mensen en taken is voor jou geen
2 dagen geleden- Volledige vacature bekijken

Secretarieel medewerker parttime

Over de functie Jij denkt graag een paar stappen vooruit en pakt werk op nog voor iemand je daarom vraagt. Tegen hectiek ben je wel bestand en snel en vaak schakelen tussen verschillende mensen en taken is voor jou geen
1 dag geleden- Volledige vacature bekijken

Secretarieel medewerker

Ben jij een organisatietalent met een passie voor gestructureerd en onafhankelijk werken? Heb je ervaring in een bestuurlijke omgeving en wil je een cruciale rol spelen in het waarborgen van publieke verantwoording? Dan is
1 dag geleden- Volledige vacature bekijken